Otimizar o tempo do Gestor

Garantir a execução das tarefas e a resolução dos problemas, é muitas vezes conotado negativamente como gerador de conflitos. Neste artigo será abordado de um modo simples como aumentar a eficácia e identificar e focar as ações críticas para obter produtividade e sucesso na empresa.

 

O objetivo de qualquer gestor de uma empresa, seja ela industrial ou de serviços, é a produtividade da mesma, ou seja, produzir ou realizar o máximo de tarefas no menor tempo possível. Porém o problema muitas vezes é priorizar enormes quantidades de tempo para gerir a empresa, iremos sempre encontrar outras tarefas que nos irão preencher o nosso tempo.

Poderemos dizer que quantas mais tarefas ou processos forem realizados maior será a produtividade alcançada, mas teremos, no entanto, que estar atentos para não cair na tentação de acumular trabalho e funções que muitas vezes são desnecessárias e recorrentes.

 

O que poderemos então fazer para aumentar a produtividade enquanto gestores?
Cabe aqui, no papel de decisão do gestor, encontrar e assumir 4 etapas: Fazer, Decidir, Delegar e Planear. O objetivo é o gestor deixar de fazer e assumir o planeamento.

Não é uma mudança simples nem fácil, mas para isso é imprescindível haver um esforço, para poder assumir esta mudança com o passar do tempo, tendo em mente que não haverá uma “linha de chegada” é um processo contínuo.

 

 Quais e o que são as etapas?

Fazer: Esta etapa é muito frequente nas Startups, ou nas empresas onde apenas existe um único trabalhador sendo ele o gestor, é a ele que realiza todas as atividades e tarefas, é ele que realiza todos os processos.

Decidir: Cabe aqui ao gestor o poder de atribuir tarefas, funções aos seus funcionários. Sendo esta a sua única tarefa deles aquela que o gestor lhes incumbiu de fazer, eles irão voltar para fazer alguma pergunta, obter a sua aprovação, procurar soluções e auxilia-los a ter ideias. Os funcionários irão apenas efetuar as suas tarefas e sempre que  se depararem com um problema irão sempre procurar o gestor para pedir a opinião. Pode também acontecer que assim que terminem a sua tarefa se sintam inertes ou perguntem o que deverá ser feito de seguida.

Delegar: Atribuir tarefas aos funcionários é o passo seguinte, onde estará a habilita-los a tomar decisões acerca das melhores formas de executá-las. Cabe ao funcionário a responsabilidade da conclusão das atividades ao se encargo. Nesta etapa quando o gestor começa a investir mais tempo  nesta fase, irá sentir um alivio nas suas tarefas o que o deixará com tempo para executar outras tarefas mais importantes.

Não confunda Delegar com Decidir, um modo simples de saber se está a tomar uma decisão é ao atribuir uma atividade precisa de responder muitas perguntas para que esta seja realizada.

Planear: A última das etapas. É nesta etapa que o gestor deve trabalhar na perspetiva de uma evolução constante, tanto para a empresa como para a necessidade de planear a necessidade do seu negócio. A empresa gere os seus processos diários por si mesma, o que o deixa com mais tempo livre sem que isso provoque a interrupção do negócio.

 

Em suma é perfeitamente possível ter uma empresa lucrativa com uma autogestão conforme abordado. Não há fatores inibidores de pôr em prática este modelo de gestão cabe esse papel ao gestor.

 

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